住友電工情報システム株式会社は、文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus(らくらくドキュメント プラス) Ver.6.5」を2024年1月17日より販売開始します。本製品は、既に連携済みの電子契約サービス「クラウドサイン」及び「DocuSign」に加え、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン(以下、GMOサイン)*1」との連携も可能になります。GMOサインは企業・自治体で広く利用されており、契約書の締結と保管をペーパーレス化し、電子帳簿保存法にも対応することで、企業・自治体のDX推進を力強くサポートします。
楽々Document Plusは、ドキュメントDXを推進する文書管理・情報共有システムです。一般のオフィス文書をはじめ、契約書やISO文書、電子帳簿保存法(e-文書法)へ対応した国税関係書類など、あらゆる文書のペーパーレス化を実現します。

このたび販売を開始するVer.6.5では、既に連携済みの電子契約サービス「クラウドサイン」及び「DocuSign」に加え、「GMOサイン」との連携機能を新たに搭載しました。以下の方法でGMOサインと連携でき、楽々Document Plusへ取り込んだ契約書は、全文検索や期限管理などのあらゆる機能を活用できます。これにより、紙と印鑑での作業を撤廃し、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できるようになりました。

＜電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」との連携方法＞
楽々Document Plusで申請・承認された契約書PDFをGMOサインに自動でアップロードします。
申請時に入力された「契約名」「開始日」「満了日」「送付先メールアドレス」等をGMOサインに連携し、GMOサインから契約先に同意・締結依頼がされます。
アップロード後の締結状態は楽々Document Plusの申請文書上で確認できます。
また、GMOサインで締結が完了した締結済み契約書PDFを、楽々Document Plusに自動で取り込みます。
さらに、楽々Document Plusのワークフロー機能を活用することで、契約締結前のリーガルチェック(契約審査)が行えるため、契約書の作成や、審査から締結後の保管までをシステム上で一貫して管理できます。

また電子帳簿保存法では、電子契約による取引関係の書類・契約書は電子取引の一部とみなされ、令和3年度改正より、電子契約書の電子保存が義務付けられました。楽々Document Plusは、タイムスタンプの付与が不要な「訂正削除の履歴を記録するシステム」として、令和2年度に改正された法令基準が要求する要件を満たした電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子契約後の契約書を安心して保管いただけます。

当社は、今後もますます需要が見込まれる文書管理システム及び社内情報共有システムの市場において、時代のニーズを先取りした製品開発に取り組んでまいります。


*1：電子印鑑GMOサイン
契約の締結から管理までをワンストップで行えるクラウド型の電子契約サービスです。印紙税や郵送費の削減、契約締結にかかる手間の軽減や時間の大幅な短縮により、業務の効率化を実現します。「立会人型(契約印タイプ)」と「当事者型(実印タイプ)」への対応に加え、ハイブリッド契約(送信元は当事者型、相手方は立会人型)も可能なため、契約内容に応じて利便性と安全性のバランスを取りやすい電子契約サービスです。なお、電子印鑑GMOサインの利用には、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社との契約・費用が別途必要となります。
詳細：https://www.gmosign.com/