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桜美林学園ワークスタイル改革2.0
対応業務の効率化とサービスレベルの向上を目指す
学校法人桜美林学園（東京都町田市、理事長・学園長：佐藤東洋士）は、チャットボットによる情報提供サービスを開始することとなりました。
8月24日から、その第1弾として、本学学生向けに学生生活と国際交流・留学情報の提供、高校生向けに入試情報の提供を開始し、効果測定を行いながら提供する情報を拡大していきます。このチャットボットの導入により、業務の効率化を図るだけでなく、学生・保護者・高校生をはじめとした利用者の皆さまの利便性とサービスレベルの向上を目指します。
チャットボットの導入による効果
現在、本学学生からの問合せ件数は年間約3万件。これに対し、チャットボットで対応可能な定形の問合せを約1万6千件と想定。そのうちチャットボットの回答率を70%から90%と設定し、約1万2千から1万5千件をチャットボットで対応できるとの導入最大効果を見込んでいます。
そして、このことによる業務効率化だけでなく、学生を初めとした利用者の利便性とサービスレベルの向上が期待されます。
■学生のメリット
「時間・場所を選ばず、スマートフォンでも気軽に質問が出来る」「スピーディに回答が得られる」
■高校生のメリット
「大学への質問のハードルが低い」「時間・場所を選ばず、スマートフォンでも気軽に質問が出来る」「大学に興味・関心が持てる」「受験勉強の中すぐに応答が返ってくる」
■職員のメリット
「学生や高校生との新たな接点」「学生や高校生の要望などの動向を知ることが可能」
学生・教員・保護者対応の最適化に向けて
2019年度から、学園の事務作業における無駄の削減、共通化・自動化などによる生産性の向上を目指し「桜美林学園ワークスタイル改革2.0」を開始しました。業務内容や時間量の実態を調査した結果、学生・教員・保護者への対応業務が最も効率化の余地があることが判明。そこで、チャットボット導入による対応業務の効率化を図ることにしました。
その第1弾として対象を学生に定め、特に教務系の情報のうち問合せ発生件数が25%を占める学生生活と、4.1％の国際交流・留学についての情報に加え、高校生向けに入試情報を提供することにしました。
桜美林学園ワークスタイル改革
桜美林学園では、教職員がより働きやすく、学生・生徒がより快適に学習できる環境を提供するため、働き方の見直しを行っています。2017年度から2018年度にかけて、ワークスタイル改革1.0として、業務の効率化を図るためペーパーレス化に着手。電子申請・決裁システムやTV会議システムなど、ICTを活用した業務環境整備を行ってきました。
2019年度からはワークスタイル改革2.0がスタート。各部門の業務プロセスを見直し、改革に向けた計画を策定・実行していく予定です。また、2020年4月の東京ひなたやまキャンパス（東京都町田市本町田）開設に伴い、町田キャンパスの再整備も課題の一つです。その対応として、町田キャンパス内に点在している学生担当部門を1フロアにまとめ、業務を共同で実施する学生サービスのワンストップ化を進め、満足度の向上を目指しています。
▼本件に関する問い合わせ先
学校法人桜美林学園 総合企画部広報課
TEL：042-797-9772
FAX：042-797-9829
メール：webadmin@obirin.ac.jp
【リリース発信元】 大学プレスセンター
https://www.u-presscenter.jp/
